Nebenkostenabrechnung für Wohnung und Haus: Betriebskosten prüfen, Vermieter-Fehler finden und falschen Abrechnungen richtig Widersprechen

Betriebskosten sind das Reizthema überhaupt im Verhältnis zwischen Mietern und Vermietern. Ein erheblicher Teil der Beratungsfragen an Mietervereine dreht sich um die sogenannte „zweite Miete“ – also um den Teil der Nebenkosten, der als Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden darf. Laut Mieterbund finden sich in jeder zweiten Betriebskostenabrechnung Fehler oder Lücken; die Abrechnung ist oft falsch kalkuliert. Mieter profitieren aber von einer mieterfreundlichen Rechtsprechung und langen Fristen, innerhalb derer sie Fehler von Vermietern oder Hausverwaltung geltend machen können. Prüfen Mieter ihre Abrechnung und finden sie heraus, dass der Vermieter die Nebenkosten falsch kalkuliert hat, können Mieter die Rückzahlung fordern. Aber Vorsicht: Selbst wenn Sie im Recht sein sollten, ist eine Intervention nicht immer sinnvoll.

Nebenkosten falsch kalkuliert: Gängige Vermieter-Fehler im Überblick
Die Betriebskostenverordnung regelt im Detail, welche Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden dürfen und wie eine Betriebskostenabrechnung aussehen uss. Dennoch geschehen bei Erstellung der Abrechnung regelmäßig Fehler.

1. Falsche Wohnfläche
Oftmals werden Betriebskosten anhand der Wohnfläche der jeweiligen Einheit bezogen auf die gesamte Wohnfläche des Hauses umgelegt. Wenn hier für Ihre Wohnung mehr Quadratmeter zugrunde gelegt werden, als Sie tatsächlich bewohnen, verschiebt sich Ihr Anteil an den (Gesamt-)Betriebskosten zu Ihren Lasten.

2. Nebenkosten werden umgelegt, die nicht vom Mieter verlangt werden dürften.
Die Betriebskostenverordnung regelt im Detail, welche Nebenkosten der Mieter zu tragen hat. Beispielsweise kann der Vermieter Verwalterkosten nicht umlegen. Im Vergleich: Die Kosten eines Hausmeisters, der keinen Verwaltertätigkeiten nachkommt, sind umlagefähig. Hier hilft es, genau hinzusehen.

3. Heizkosten falsch umgelegt
Die Umlage der Heizkosten ist eine häufige Fehlerquelle – oft aus Unwissen über die aktuellen Regelungen. Die Umlage der Heizkosten teilt sich in Grundkosten und verbrauchsabhängige Kosten. Oftmals entsprechen die vom Vermieter gesetzten Verhältnisse nicht den gesetzlichen Regelungen der Heizkostenverordnung. Im Regelfall werden 70 Prozent nach tatsächlichem, individuellen Verbrauch der jeweiligen Einheit und dreißig Prozent über den Verteilerschlüssel Wohnfläche umgelegt.

Wann sollten Sie Ihre Betriebskostenabrechnung prüfen?
Ihre Betriebskostenabrechnung sollten Sie prüfen, wenn sich zwischen zwei Abrechnungsperioden eine signifikante Abweichung ergibt, die Sie sich Anhand Ihres Verbrauchs nicht erklären können. Vergleichen Sie beide Abrechnungen, also die von der Vorperiode mit der Abrechnung, die Sie aktuell erhalten haben. Sind Sie neu eingezogen, bitten Sie den Vermieter/ Hausverwalter direkt bei Einzug um die letzte Abrechnung des Vermieters – falls Ihnen diese im Zuge der Wohnungsbesichtigung nicht schon zur Verfügung gestellt wurde. Verlangt der Vermieter von Ihnen eine deutliche Nachzahlung, dürfen Sie sowieso in die vorhergehende Abrechnung Einsicht nehmen. Auch sollten Sie genau Hinschauen, wenn Sie deutliche Abweichungen zu den veröffentlichten Betriebskostenspiegeln bemerken. Diese erhalten Sie auf den Websites der Mietervereine.

Erste Hilfe: Wie prüfe ich meine Abrechnung selbst?
Am Leichtesten prüfen Sie Ihre Abrechnung, indem Sie diese mit der letzten Abrechnung vergleichen und ermitteln, an welcher Stelle Abweichungen entstanden sind. Falls Sie selbst nicht weiterkommen, können Sie den Mieterbund oder einen Anwalt für Mietrecht um Hilfe bitten.

Wer sich einarbeiten möchte:
– Hier noch einmal der Link zur Betriebskostenverordnung
– Hier der Link zur Heizkostenverordnung

Betriebskostenabrechnung: Zugang und Einspruch – welche Fristen sind zu beachten?
Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach dem Abrechnungszeitraum zugegangen sein. Geht die Aufstellung später zu, verfallen Nachzahlungsansprüche des Vermieters, nicht aber Rückzahlungen an den Mieter. Widersprüche gegen die Betriebskostenabrechnung darf der Mieter ein Jahr nach Erhalt der fehlerhaften Abrechnung anmelden.

Wann lohnt es sich, gegen den Vermieter vorzugehen?
Die Wahrscheinlichkeit, in seiner eigenen Betriebskostenabrechnung kleine Fehler oder Ungenauigkeiten zu finden, ist vergleichsweise hoch. Dies liegt daran, dass sich die Erstellungsvorschriften im Detail kompliziert gestalten und dass es sich bei einem großen Teil der deutschen Vermieter um Privatvermieter handelt, die keine professionelle Ausbildung im Bereich Vermietung / Verwaltung genossen haben. Dennoch kann es sich im Hinblick auf ein langfristig gutes Verhältnis zum Vermieter lohnen, wenn Sie nicht auf jede kleine Formvorschrift bestehen. Spielt es denn wirklich eine Rolle, ob die Anschrift Ihres Mietobjekts mit einer Postleitzahl versehen ist?

Auch möchte ich Ihnen persönlich raten, keinen Kleinkrieg mit Ihrem Vermieter wegen 2,50 EUR Nachzahlung anzufangen. Erstens bezahlen Sie für das Einschreiben, das zur Reklamation notwendig ist, bereits fast den Streitbetrag, zweitens verursachen Sie bei jedem Einspruch auf der Vermieterseite erheblichen Bürokratieaufwand. Das bedeutet zwangsläufig: Der Vermieter bekommt schlechte Laune. Die Vermieterseite ist, insbesondere wenn Sie innerhalb der Stadt umziehen, ausgezeichnet miteinander vernetzt. Quereler haben oft Probleme, eine neue Wohnung zu finden…

Nachvollziehbar für jeden Vermieter und Hausverwalter ist ein Einspruch, wenn Sie 50€, 100€ oder eine noch höhere Differenz vermuten. Niemand ist vor Fehlern gefeit.

Einspruch gegen Betriebskostenabrechnungen: Formvorschriften beachten
Achten Sie darauf, dass Sie den Schriftverkehr mit dem Vermieter dokumentieren und dessen Eingang belegen können. Bei der Post können Sie ein „Einschreiben mit Rückschein“ erwerben. Hier erhalten Sie den vom Vermieter unterschriebenen Rückschein, wenn die Sendung angenommen wurde. Auch möglich ist die Abgabe des Schreibens unter Zeugen.

Über den Autor: Richard Nitzsche ist Immobilienmakler in Frankfurt und München und Autor des Ratgebers für Mietinteressenten „Der Mietercoach – Ihre Wohnung SUCHEN – FINDEN – BEKOMMEN“. Er schreibt wöchentlich zum Immobilienmarkt im Frankfurter Stadtkurier. Seit 2014 blogt Richard Nitzsche auf http://www.mietercoach.de über Mieter, Vermieter und die erfolgreiche Wohnungssuche.