Das virtuelle Büro ist für Selbständige, wie auch etablierte Unternehmen aus dem vielschichtigen Universum der Gewerbeimmobilien nicht mehr wegzudenken: Beim virtuellen Büro / virtual Office handelt es sich streng genommen um ein Untermietverhältnis, das just-in-time genau die Komponenten eines Büros abbildet, die vom Nutzer der Gewerbeimmobilie in der jeweiligen Situation benötigt werden. Für Selbständige, die normalerweise aus dem Homeoffice arbeiten und arbeiten können, ist das virtuelle Büro die günstige Alternative zum echten Büro in einem herkömmlichen Gewerbemietvertrag. Deutlich günstiger nutzen die Kunden des virtuellen Offices dessen Leistungen, beispielsweise repräsentative Konferenzräume auf der Basis von Stunden oder Kontingenten und erhalten vom Anbieter im Regelfall zum Monatsende entsprechende Rechnungen über die Nutzung. 

Virtuelles Büro: Repräsentative Postanschrift zum kleinen Preis

Als wichtigste Eigenschaft des virtuellen Büros gilt die Postanschrift. Hier häufig differenziert in reine Postanschrift oder Unternehmenssitz. Während die Postanschrift teilweise schon ab 30 Euro im Monat gebucht werden kann, ist die Anmeldung des Unternehmenssitzes an dem Standort normalerweise deutlich teurer. Mit Recht: Die repräsentative Postanschrift eignet sich zwar für Werbemaßnahmen und um Kunden zu empfangen (falls Konferenzräume zugebucht werden können), ist aber kein Ersatz für die Geschäftsanschrift. Das bedeutet für Unternehmer und Gründer:

Achtung: virtuelle Postanschrift im Impressum Ihrer Website reicht nicht aus!

Trotz gemieteter Postanschrift vom virtual Office-Anbieter benötigen Sie eine zusätzliche Adresse als Unternehmenssitz, die Sie bspw. im Impressum Ihrer Website aufführen und als Anschrift für Behörden führen müssen. Achtung: Gründen Sie eine Kapitalgesellschaft (GmbH, UG), benötigen Sie die ausdrücklich Erlaubnis Ihres Vermieters, wenn Sie diese zuhause in ihrer gemieteten Wohnung anmelden. Bei Einzelunternehmungen hängt es von der Art der Tätigkeit ab, ob sie diese in Ihrer Mietwohnung ohne Genehmigung des Vermieters anmelden dürfen. 

Unternehmensanschrift / Unternehmenssitz im Virtual Office

Die Anmeldung Ihrer Unternehmensanschrift im Virtual Office bringt, obgleich der etwas höheren Kosten, enormen Vorteile mit sich: Sie verbergen Ihre Privatadresse.
Gerade, wenn Ihr Unternehmenszweck die Korrespondenz mit einer Vielzahl an Personen einschließt, kann dies sinnvoll sein. Sie vermeiden Störungen oder ungewollte Belästigungen von Kunden, Handelspartnern oder Dritten und erhalten sich dadurch ein Maximum an Privatsphäre. 

Nachteile des virtuellen Büros

Das virtuelle Büro birgt auch einige Nachteile. Zielt das Angebot Ihres Unternehmens auf B2B-Kunden ab? Diese sind häufig gut informiert und kennen das Konzept „virtuelle Geschäftsadresse“. Einfaches Googeln Ihrer „virtuellen“ Adresse führt nicht selten zu dutzenden oder hunderten Aufrufen und der Kunde bemerkt erfährt, dass es Sie ein „nicht permanentes“ Büro betreiben. Die repräsentative Postanschrift könnte sich zur Falle entwickeln: So fragt sich der potenzielle Kunde: Wieso betreibt die Firma einen gut gelegenen Briefkasten, statt ein „richtiges“ Büro?

Stellen Sie sich vor, ein potenzieller Kunde möchte unangemeldet „vorbeischauen“. Er schlimmstenfalls trifft er das Unternehmen nicht an. Bei einigen Anbietern können Sie zumindest eine kleine Beschriftung auf dem „Schilderwald“ des Coworking-Spaces dazu buchen.

Die Konferenzräume können zum Nutzungszeitpunkt ausgebucht sein. Sie genießen normalerweise einen Anspruch auf die Nutzung nur, solange der Vorrat reicht.   

Risiken des virtuellen Büros

Im virtuellen Büro sind Sie lediglich Untermieter. Häufig existieren Klauseln im Vertrag, die eine kurzfristige Kündigung durch den Untervermieter ermöglichen. Ihre Geschäftsadresse steht und fällt mit dem zugrundeliegenden Hauptmietvertrag, auf den Sie keinen Einfluss nehmen können. Verliert der Anbieter das Mietverhältnis, beendet er den Vertrag oder schließt er den Standort, sitzt Ihr Unternehmen auf der Straße. Für Sie bedeutet dies weitere Kosten und eine Unstetigkeit im Betriebsablauf. Sie müssen nicht nur Ihren Briefkopf, eventuelle Marketingmaterialien usw. neu designen, Ihre Kunden wundern sich vielmehr auch über den mehr oder minder ungeplanten Umzug. Für Neukunden, die nach Ihrer Kapitalgesellschaft über Google suchen, sind Unternehmensumzüge direkt ersichtlich. Zu viele Umzüge in zu kurzen Zeitintervallen können auf Neukunden unseriös wirken. 

Anbieter von virtual Office Lösungen sind hochgradig konjunkturabhängig. Während in konjunkturell starken Phasen das Geschäft boomt, können Rezessionen das Geschäftsmodell leicht ins Straucheln bringen. Aber auch Fehlinvestitionen oder Fehlentscheidungen des Managements können sich auf Ihren virtuellen Unternehmensstandort auswirken. 

Angebote rund um das virtuelle Büro

Diese Angebote können Sie im Regelfall rund um das virtuelle Büro buchen

• Postanschrift / Geschäftsadresse

Die meist repräsentativen Anschriften eigenen sich hervorragend für Werbemaßnahmen. Post wird an die von Ihnen hinterlegte Anschrift weitergeleitet.

• Unternehmenssitz

Hier können Sie Einzelunternehmen und GmbHs am Standort registrieren. Diese Anschrift können Sie im Impressum Ihrer Website nutzen. Auch hier wird die Post wieder weitergeleitet.

• Miete von Konferenzräumen

Häufig liefern die Anbieter Konferenzmöglichkeiten gleich mit. Sie können nach Kontingenten oder auf Stundenbasis Konferenzräume buchen.

• Telefonservice/ Telefonsekreteriat

Häufig können Sie beim Virtual Office Anbieter auch ein Telefonsekreteriat zubuchen. Sie erhalten eine Durchwahlnummer, die zu Geschäftszeiten oder sogar 24/7 besetzt ist und auf die Sie Ihre eingetragene Telefonnummer umleiten können. Die Telefonisten melden sich in Ihrem Namen und lassen Ihnen eine entsprechende Benachrichtigung über Anrufer und Grund des Anrufs per Email zukommen. 

Weitere Beiträge zum Themenkomplex „Gewerbeimmobilien“

Unternehmensgründung: Diese Tipps sollten Gründer bei der ersten Gewerbeimmobilie beachten

Gewerbemietvertrag verhandeln: Konditionen und Ausgestaltung im Gewerbemietvertrag sind individuell verhandelbar

Folgen Sie diesem Blog und erhalten Sie aktuelle Beiträge, News und Infos zum Immobilienmarkt bequem per Email in Ihr Postfach!